Przyjmowanie spraw

1. Sprawy przyjmowane są od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania PCPR tj.: poniedziałki w godz. od 8.00 do 16.00 od wtorku do piątku w godz. od 7.30 do 15.30

2. Poszczególne rodzaje spraw są załatwiane w odpowiednich komórkach organizacyjnych PCPR tj.:

• dział pieczy zastępczej  tel. (17) 744 57 15 pok. 119c – sprawy związane z rodzinną i instytucjonalną pieczą zastępczą;
• dział przeciwdziałania przemocy w rodzinie – Ośrodek Interwencji Kryzysowej (17) 744 57 59 pok. 124 – sprawy związane z wszelkiego rodzaju sytuacjami kryzysu oraz przemocą w rodzinie;
• dział rehabilitacji osób niepełnosprawnych tel. (17) 744 57 17 pok.119 – sprawy związane z pomocą osobom niepełnosprawnym, w tym dofinansowania ze środków PFRON i program Aktywny Samorząd;
• Powiatowa Wypożyczalnia Sprzętu Rehabilitacyjnego tel. (17) 744 57 56 pok.119

3. Poszczególne sprawy przyjmowane są bezpośrednio przez pracownika lub poprzez wypełnienie i złożenie odpowiedniego wniosku. Druki wniosków do pobrania na stronie: http://pcpr.kolbuszowa.pl/pobierz-pliki

4. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

5. Kierownictwo i nadzór w zakresie funkcjonowania systemu obsługi interesantów sprawuje Kierownik PCPR osobiście.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat Starostwa Powiatowego, rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym PCPR

2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem:

• adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
• wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

3. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

• wartościowych, za dowodem doręczenia,
• dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
• w których brak nadawcy lub daty pisma,
• mylnie skierowanych,
• załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
• w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

4.   Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria dokonuje na żądanie składającego pismo.

5.   Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

6.   Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w wolnym miejscu górnej części pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania
i wychodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

7. Korespondencję przyjętą i zadekretowaną na PCPR odbiera Kierownik PCPR bądź wyznaczony przez niego pracownik.

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

1. Kierownik PCPR, przeglądając korespondencję decyduje, którą korespondencję załatwia sam, a pozostałą korespondencję przydziela do załatwienia według właściwości pracownikom.

2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez inne osoby, Kierownik umieszcza dyspozycje dotyczące:

• pracownika, któremu przydziela załatwienie sprawy,
• sposobu załatwienia sprawy,
• terminu załatwienia sprawy, jeśli jest inny niż termin wynikający z przepisów.

Wewnętrzny obieg akt

Obieg akt między pracownikami odbywa się, bezpośrednio, bez pokwitowania.
Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek pokwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków

1. Kierownik i  pozostali  pracownicy przyjmują w sprawach  skarg  i wniosków codziennie w godzinach pracy.

2. Skargi i wnioski mogą być zgłaszane pisemnie lub ustnie do protokołu.

3. Pracownik przyjmujący skargę lub wniosek wnoszone ustnie sporządza protokół  z tej czynności zawierający;

• datę przyjęcia,
• imię, nazwisko i adres składającego,
• zwięzłe określenie sprawy,
• imię i nazwisko przyjmującego,
• podpis składającego.

4. Skargi i wnioski wnoszone pisemnie przyjmuje kancelaria ogólna.

5. Odpowiedzi na wnioski podpisują:

• w sprawach rozpatrywanych przez Kierownika - Kierownik PCPR,
• w pozostałych sprawach - Starosta.

6. Nadzór i kontrolę w zakresie przestrzegania procedury i terminowości przy załatwianiu skarg i wniosków sprawuje Kierownik PCPR.