W Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Kolbuszowej poszczególne działy prowadzą następujące rejestry i ewidencje:

Dział Pieczy Zastępczej

• Rejestr danych o osobach zakwalifikowanych do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, rodziny zastępczej niezawodowej lub do prowadzenia rodzinnego domu dziecka.
• Rejestr danych o osobach pełniących funkcję rodziny zastępczej zawodowej lub rodziny zastępczej niezawodowej oraz prowadzących rodzinny dom dziecka.
• Rejestr kandydatów do szkolenia na rodziny zastępcze.
• Rejestr rodzin zastępczych i dzieci w nich umieszczonych.
• Rejestr osób usamodzielnianych.
• Rejestr dzieci umieszczonych w placówce socjalizacyjnej.
• Rejestr wydanych decyzji administracyjnych z zakresu pieczy zastępczej.
• Rejestr porozumień z zakresu pieczy zastępczej.

Dział Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie

• Ewidencja poradnictwa socjalnego i rodzinnego.
• Rejestr osób korzystających z pomocy Ośrodka Interwencji Kryzysowej.
• Rejestr osób umieszczonych w hostelu OIK.
• Rejestr indywidualnych konsultacji terapeutycznych.
• Ewidencja spotkań rodzinnych i terapii małżeńskiej.
• Rejestr uczestników programu korekcyjno – edukacyjnego

Dział Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

• Rejestr wniosków o dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych w miejscu zamieszkania osoby niepełnosprawnej.
• Rejestr wniosków o dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się.
• Rejestr wniosków o dofinansowanie likwidacji barier technicznych.
• Rejestr wniosków o dofinansowanie uczestnictwa w turnusie rehabilitacyjnym.
• Rejestr wniosków o dofinansowanie do zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze.
• Rejestr wniosków o dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego.
• Rejestr wniosków o umieszczenie w DPS.
• Rejestr wniosków o dofinansowanie w ramach programu Aktywny Samorząd.

Wypożyczalnia Sprzętu Rehabilitacyjnego

• Rejestr wniosków o wypożyczenie sprzętu rehabilitacyjnego.
• Ewidencja sprzętów będących na wyposażeniu Powiatowej Wypożyczalni Sprzętu Rehabilitacyjnego.

Prowadzone przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie rejestry zawierają dane osób korzystających ze świadczeń pomocy społecznej oraz ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej

Zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej
„W postępowaniu w sprawie świadczeń z pomocy społecznej należy kierować się przede wszystkim dobrem osób korzystających z pomocy społecznej i ochroną ich dóbr osobistych. W szczególności nie należy podawać do wiadomości publicznej nazwisk osób korzystających z pomocy społecznej oraz rodzaju i zakresu przyznanego świadczenia”.

Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej „Podmioty i osoby realizujące zadania w zakresie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej są obowiązane do zachowania w tajemnicy informacji o osobach, do których stosuje się niniejszą ustawę, oraz członkach ich rodzin, w tym informacji o udzielonej tym osobom pomocy i świadczeniach"

Dane osobowe z powyższych rejestrów i ewidencji, jako dane wrażliwe są szczególnie chronione i w żadnym wypadku nie mogą być udostępniane osobom trzecim.

Ponadto w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Kolbuszowej prowadzone są:

• Rejestr delegacji służbowych,
• Rejestr skarg i wniosków,
• Dziennik korespondencji przychodzącej,
• Dziennik korespondencji wychodzącej,
• Rejestr zarządzeń wewnętrznych,
• Rejestr zamówień publicznych,
• Rejestr zawartych umów,
• Rejestr kontroli zewnętrznych
• Ewidencja wyjść służbowych,
• Rejestr wydanych upoważnień,
• Rejestr zaświadczeń,
• Ewidencja środków trwałych i wyposażenia.

Rejestry i ewidencje prowadzone są w formie pisemnej, a część także w formie elektronicznej. Osobą dysponującą rejestrami jest kierownik PCPR Katarzyna Chudzik.
Z danymi zawartymi w rejestrach może się zapoznać w godzinach pracy PCPR.